Auteursarchief: Ingrid Middelkoop

Ja zeggen en dan toch nee doen.

Samen met mijn dochter zou ik gaan hardlopen. De belofte hing al een aantal keer in de lucht en dan gaat ze toch niet mee. Wat is er aan de hand?

Ik loop achter haar aan de trap op. 

In eerste instantie puber gemopper. En dan komt het hoge woord eruit, ik doe het voor jou! Als je alleen moet gaan is dat ook niet leuk. Eigenlijk vind ik hardlopen helemaal niet leuk.

Niet alleen voor een puber is het ingewikkeld om zicht te hebben op eigen wensen en behoeften. En als je dan weet wat je wil, durf je dit dan ook te zeggen? Dat wordt natuurlijk nog lastiger als je de ander graag een plezier wil doen, niet wil teleurstellen, aardig gevonden wil worden, bang bent voor je baan e.d..

In mijn praktijk kom ik regelmatig vergelijkbare situaties tegen. Situaties die op termijn kunnen zorgen voor een conflict, samenwerkingsproblemen, stress, verzuim e.d.. Simpelweg omdat het niet lukt om kenbaar te maken wat jij wil en wat voor jou belangrijk is.

Regelmatig hoor ik dan dat men bijvoorbeeld in een werkoverleg zegt: Ja, we gaan ervoor. En in de praktijk doet men het niet. Dit leidt natuurlijk tot frustraties bij anderen. Voordat je het door hebt ontstaat er gemopper, geroddel, melden mensen zich ziek enzovoort.

Hoe prettig zou het zijn als een ieder binnen jouw team de ruimte ervaart om te vertellen waar twijfels liggen bij een besluit? De ruimte ervaart om een andere mening te hebben? Zodat jullie met elkaar in gesprek kunnen gaan en tot een besluit kunnen komen, die wel door een ieder wordt gedragen?

Nieuwsgierig naar hoe je van Ja zeggen en Nee doen de stap kan zetten naar Ja zeggen en Ja doen? Neem dan contact met mij op. Ik kijk namelijk graag met jullie mee.

Blog: Dit zijn de meest voorkomende problemen bij samenwerken

Problemen bij samenwerkingen

Daar waar mensen werken wordt er samengewerkt.  Denk hierbij niet alleen aan de samenwerking binnen je eigen team of afdeling. Maar ook tussen verschillende teams, met leveranciers en andere samenwerkingspartners.

Goed met elkaar samenwerken heeft als effect dat teamleden elkaar op tijd informeren en ondersteunen, ook als de werkdruk ongezond hoog is. Met elkaar is het team in staat om op tijd problemen en knelpunten te signaleren en op te lossen. En op een goede manier samenwerken is van belang om met elkaar doelen te kunnen behalen.

Toch merk ik vaak dat een goede samenwerking niet binnen elk team of binnen elke organisatie even vanzelfsprekend is.

GOED EN PRETTIG SAMENWERKEN IS HARD WERKEN EN UITDAGEND

Een team bestaat uit een groep mensen die allemaal verschillende talenten en karakters hebben. Gezamenlijk hebben ze de verantwoordelijkheid om een bepaalde opdracht of taak te doen.

Als je in een team werkt heb je dus te maken met verschillen. Verschillende type mensen, verschillende meningen et cetera. Hoe je met elkaar vorm geeft aan deze verschillen, bepaalt hoe prettig of niet prettig de samenwerking verloopt. Wat mij betreft is het echt niet zo gek dat samenwerken niet altijd even vanzelfsprekend verloopt.

Om op een goede manier samen te werken is het van belang om oog te hebben voor zowel de taakkant als de relatiekant van de samenwerking. Op beide punten van de samenwerking kan het mis gaan en kunnen er conflicten ontstaan.

DIT ZIJN DE MEEST VOORKOMENDE PUNTEN WAAROP HET IN SAMENWERKINGEN FOUT KAN LOPEN

  1. Het is niet duidelijk wat de doelstelling is

Weet ieder groepslid wat het gezamenlijke doel is van het team? Wat willen jullie met elkaar bereiken? Hebben jullie hier met elkaar hetzelfde beeld bij?

  • Onduidelijke taakverdeling

Weten de teamleden welk teamlid voor welke taken verantwoordelijk is binnen het team? En is het duidelijk hoe de besluitvorming binnen het team eruit ziet?

  • Elkaar aanspreken – open communicatie

Lukt het om met elkaar in gesprek te gaan? Elkaar aan te spreken op de dingen die niet goed zijn gegaan? Met elkaar in gesprek gaan gaat verder dan alleen de overdracht of aanwezig zijn tijdens de vergaderingen.

  • Luisteren naar wat de ander te vertellen heeft

Mogen de verschillen er zijn binnen het team? Is het mogelijk om op een respectvolle en open manier met elkaar in gesprek te gaan? Lukt het om echt naar elkaar te luisteren? Hoe gaat het team om met de tegenstellingen en kritiek?

WAT KUN JE DOEN?

Goed met elkaar samenwerken vraagt van elk teamlid een inspanningsverplichting en de bereidheid om met elkaar aan de slag te gaan. Het vraagt ook wat vanuit de organisatie, namelijk dat er heldere doelen en kaders zijn.

Het loont om op tijd actie te ondernemen als je merkt dat de samenwerking binnen je team niet goed verloopt. Ga daarom met je teamleden in gesprek. Kijk of het lukt om samen te ontdekken waar het mogelijkerwijs mis gaat en wat er nodig is. Lukt het niet om met elkaar te ontdekken wat er nodig is? Schakel dan op tijd advies en hulp in van een derde. Hierdoor voorkom je verdere escalatie, verzuim, ontslag, daling van de productiviteit en ontevreden klanten.

Blog: Relatieproblemen en verzuim: wat kun je als werkgever doen?

Relatieproblemen en het effect op het verzuim

Je bent leidinggevende en het valt je op dat een van je medewerkers niet lekker in zijn vel zit. De normaal zo energieke en enthousiaste collega is er helemaal niet bij met zijn hoofd. Hij slaapt slecht en vergeet dingen. Je maakt je zorgen en plant een afspraak in. Uit het gesprek komt naar voren dat het thuis allemaal niet goed gaat. De relatie met zijn partner is stuk gelopen en nu gaan ze uit elkaar. Dit alles zorgt voor slapeloze nachten en stress. Het zijn zorgelijke signalen en je vreest voor verzuim.

Verschillende onderzoeken tonen aan dat medewerkers met relatieproblemen meer verzuimen. Uit onderzoek (door Econovision) blijkt dat de extra kosten per jaar oplopen tot 438 miljoen euro. Daarnaast blijkt uit onderzoek ook dat de coronacrisis op veel relaties een druk heeft gelegd. Het thuiswerken combineren met de zorg en het thuisonderwijs voor de kinderen zorgen voor de nodige druk. Als de relatie dan al niet helemaal lekker liep, kan dit weleens de laatste druppel zijn. Ook de vakantieperiodes, zomer en kerst zorgen jaarlijkse weer voor een piek voor het aantal scheidingsaanvragen in de maanden september en januari.

Relatiestress en scheidingen kunnen zorgen voor verzuim onder je medewerkers. Wees hier als leidinggevende op alert en bespreek je zorgen op tijd met je medewerker. (Zie ook: Bespreekbaar maken van je zorgen loont)

Wat kun je doen?


Weet wat er speelt bij je medewerker

Laat je medewerker weten, dat je het belangrijk vindt om te weten wat er speelt. Welke zorgen er zijn en op welke manier je zou kunnen ondersteunen. Samen kunnen jullie onderzoeken wat er nodig is om uitval te voorkomen.

Onderzoek wat je als leidinggevende kan doen ter ondersteuning

Ga samen met je HR-adviseur in gesprek. Kijk welke mogelijkheden en interventies er mogelijk zijn:

  • Extra vrije dagen opnemen
  • Betaald verlof geven
  • Extra (psychische) ondersteuning intern of extern

Welke interventie je ook doet, het helpt alleen als het een zinvolle actie is voor de medewerker. Is het geen doelgerichte en zinvolle actie dan ontdek je wellicht dat er als nog verzuim ontstaat.

Kom op tijd in actie

Als leidinggevende is het belangrijk om te weten wanneer en hoe je in moet grijpen. Niks is zo vervelend om achteraf te moeten zeggen dat je het allemaal al aan had zien komen. Als je het aan ziet komen betekent het ook, dat je op tijd in kan grijpen, om erger te voorkomen.

Naast een overleg met je HR adviseur kan het verstandig zijn om contact op te nemen met de bedrijfsarts. Zo kun je in overleg besluiten dat het verstandig is om de medewerker preventief bij de bedrijfsarts langs te laten gaan. In een drieluik gesprek kun je dan overleggen wat er wel en niet mogelijk is.

Registreer wat je afspreekt

Het spreekt misschien voor zich, maar zorg ervoor dat je alle gesprekken vastlegt. Zet de gemaakte afspraken op papier en maak met elkaar een vervolgafspraak. Hou de vinger aan de pols. 

Blog: Zo krijg je meer grip op verzuim

Verzuimgesprek

Verzuim is een onderwerp dat veel organisaties bezighoudt. En dat is ook niet zo gek, want verzuim kost veel tijd en geld. De grootste veroorzaker van verzuim is de psychische overbelasting. Denk aan stress, hoge werkdruk en een burn-out. Wat de effecten zijn op je organisatie heb ik in dit artikel voor je op een rijtje gezet. 

Adviezen voor meer grip 

1 Geef je leidinggevende een belangrijke rol 

Directe leidinggevenden kennen de medewerkers vaak het beste. Ze zien de medewerkers regelmatiger, weten vaak beter wat er speelt op de werkvloer en in de privésituatie van de medewerker.

Dat maakt dat een leidinggevende vaak sneller kan zien en erkennen dat de medewerker zich anders gedraagt dan normaal.  

2. Analyseer verzuimcijfers 

Maak een goede analyse van je verzuimcijfers, zodat je weet hoe ze zijn opgebouwd en waar in de organisatie het meeste verzuim aanwezig is. Bespreek met elkaar de resultaten en ga samen aan de slag met het opzetten van een actieplan om grip te krijgen op verzuim.  

3. Wees creatief in het bedenken van oplossingen 

Wees creatief in het bedenken van oplossingen als je ziet dat een medewerker vastloopt.  

Soms zijn de meest kleine aanpassingen in het dagelijks werk al voldoende om uitval te voorkomen. Denk aan een dagje meer thuiswerken of tijdelijk even andere taken doen. 

4. Besteed in werkoverleggen aandacht aan het thema stress 

Medewerkers hebben vaak het idee dat zij de enige zijn die stress ervaren. Ze kunnen zich ervoor schamen en daardoor minder snel vertellen dat zij stress ervaren. Dit risico verklein je als medewerkers weten dat je als werkgever het onderwerp belangrijk vindt. 

5. Neem psychische belasting op in het verzuimbeleid 

Neem psychische belasting explicit op in je verzuimbeleid en laat de OR hier actief hun visie en mening over delen. 

6. Scholing en ondersteuning 

School je medewerkers in het thema stress, zodat zij de beter in staat zijn om stress tijdig te herkennen. En ondersteun de leidinggevende in het voeren van de juiste gesprekken met medewerkers.  

Verlaag je verzuim

Wat zou het effect zijn binnen jouw organisatie als je het verzuim met bijvoorbeeld 2% zou weten te verlagen? Wat zou dat doen met je team en hoeveel euro’s zou jij overhouden? Wij bieden graag ondersteuning om hier samen aan te werken.  

Verlaag ook het verzuimpercentage binnen jouw organisatie. Neem contact met ons op via 06 14 80 86 33 of stuur een berichtje.

Nieuws: Uitbreiding dienstverlening Mica-Ede

Certificering Vertrouwenspersoon
Vertrouwenspersoon (extern)

Mica-Ede breidt haar dienstverlening verder uit. Vanaf heden ben ik gecertificeerd Vertrouwenspersoon. U kunt bij mij terecht voor vraagstukken rondom ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties.

Werk

Medewerkers brengen veel tijd door op hun werk. Er is sprake van regelmatig contacten met leidinggevende, collega’s, klanten, cliënten en dergelijke. Positieve contacten met collega’s vergroot het werkplezier.

Ongewenste omgangsvormen

Helaas lopen deze contacten niet altijd prettig. En er kan sprake zijn van pesterijen, agressie, geweld en dergelijk. Ongewenste omgangsvormen hebben een negatief effect op het werkplezier van uw medewerkers. Dit kan op langer termijn leiden tot verzuim of personeelsverloop.

Luisterend oor

Door het aanstellen van een vertrouwenspersoon, biedt u uw medewerkers de mogelijkheid om hun verhaal te doen. Er wordt een luisterend oor geboden. En waar mogelijk wordt er meegedacht bij het zoeken van een oplossing.

De hoofdtaken

De taken van een vertrouwenspersoon zijn onder te verdelen in drie hoofdtaken:

  • Bieden van opvang, begeleiding en informeren van de medewerker
  • Voorlichten, informeren en inspireren van uw organisatie
  • Adviseren van bestuur en management van uw bedrijf.

Benieuwd naar wat ik voor uw bedrijf zou kunnen betekenen? Neem gerust vrijblijvend contact op.

Blog: Klaar met ruzie in de familie

Conflicten in de familiesfeer

Een vader neemt contact met mij op. Hij is opzoek naar een onafhankelijk persoon, die kan helpen om de communicatie tussen hem en zijn zoon weer te verbeteren.

In zijn stem hoor ik verdriet en pijn als hij mij vertelt dat hij ooit een goede band had met zijn zoon.

Het zou fijn zijn als onze relatie weer beter wordt.

En hoe is dat voor uw zoon?

Vader geeft aan dat hij dit heeft overlegd met zijn zoon en dat ook hij bereid is om met elkaar in gesprek te gaan.

We spreken af dat ik een voorstel mail, zodat hij dit samen met zijn zoon kan bespreken.

Familieruzies kunnen over van alles gaan. En hebben vaak veel impact op de betrokkenen en op de mensen in hun omgeving. De pijn, het verdriet komt vaak extra naar boven bij belangrijke gebeurtenissen, zoals geboorte, huwelijk e.d..

In de loop van de tijd raakt de communicatie steeds verder verstoord. Wantrouwen, onbegrip en elkaar verwijten nemen de overhand en het contact met elkaar wordt steeds minder.

Uit onderzoek komt naar voren dat meer dan helft van de Nederlanders geen contact meer heeft met een of meerdere familieleden.

Wat maakt dat het misgaat? Oud zeer, geen erkenning en waardering ontvangen, zorg voor ouders/kind, verdeling van de erfenis, e.d..

Wil je meer weten over mediation bij familieconflicten? Klik dan hier.

Hulp nodig? Ik help graag.

Blog: Dit zijn de effecten van verzuim binnen organisaties

Aantal jaren terug

Een aantal jaren terug was ik werkzaam als leidinggevende in een zorgorganisatie. Een van de medewerkers waar ik leiding aan mocht geven meldde zich ziek. In mijn telefonische contact met Rita (fictieve naam) vroeg ik haar wat er aan hand was. Nieuwsgierig vroeg ik haar of er naast de klachten nog andere redenen waren voor haar verzuim. Het werd doodstil aan de andere kant van de lijn. Na een tijdje verbrak Rita de stilte en vroeg of we een afspraak in konden plannen. Ze kwam de volgende morgen zenuwachtig langs op kantoor. Eenmaal aan tafel vertelde zij dat ze zich helemaal niet op haar gemak voelde in het werk dat ze deed. Hierdoor ontstond er stress en merkte ze dat ze verkrampt aan het werk ging en daardoor ook fysieke klachten kreeg. Het enige wat ik tijdens dit gesprek heb gedaan is luisteren en een paar vragen stellen. Door er te zijn ontstond er ruimte en kreeg ik te horen dat ik de eerste leidinggevende was die haar als mens zag! 

Deze uitspraak raakte mij diep en zal ik altijd in mijn achterhoofd houden als ik het heb over verzuim, onderlinge communicatie en de effecten hiervan op mensen en organisaties. Want geloof me het kan echt anders.  

Ken jij de effecten van verzuim?

Weet jij eigenlijk de effecten van verzuim binnen jouw organisatie? Het is in ieder geval een onderwerp dat veel organisaties bezighoudt. En dat is ook niet zo gek, want verzuim kost veel tijd en geld. De grootste veroorzaker van verzuim is de psychische overbelasting. Denk aan stress, hoge werkdruk en een burn-out. De effecten heb ik hieronder op een rijtje gezet. 

Harde kanten van verzuim

  • Verzuim zorgt ervoor dat je personele kosten stijgen. Gemiddeld genomen kost een zieke medewerker € 250,- tot € 305,- per dag (MKB Servicedesk 06-2020); 
  •  Er is minder of geen financiële ruimte om te werken aan kwaliteitsverbeteringen; 
  •  Het kost tijd en inspanningen van leidinggevende, HR en directe collega’s; 
  •  Het werk moet wel gedaan worden, dus directe collega’s moeten extra werken of er wordt een flexwerker ingezet. 

Even een rekensommetje

Een medewerker, die 4 dagen werkt en 6 weken uit is gevallen vanwege stress, overspannen zijn kost je al snel € 6000,- (minimaal 250 euro per dag x 4 dagen x 6 weken). Een burn-out duurt gemiddeld genomen 9 maanden. Uitgaande van mijn voorbeeld, dan kost je dat minimaal € 39.000,-. Geld dat je niet aan andere projecten kan besteden. Denk bijvoorbeeld aan het verbeteren van je kwaliteit, scholing van medewerkers e.d. 

Zachte gevolgen van verzuim

  • Er ontstaat een hogere werkdruk bij de overige collega’s; 
  • Het heeft een negatief effect op de teamsfeer; 
  • Er kan een roddelcultuur ontstaan; 
  • Klanten worden ontevreden bij veel wisseling in personele bezetting; 
  • Door onvrede is er meer personeelsverloop; 
  • Het werkplezier neemt af; 
  • Het werven van nieuw personeel kan lastiger worden. 

Anders omgaan met verzuim binnen je organisatie helpt om op termijn veel geld en tijd te besparen. Het verlagen van je verzuim draagt direct bij aan een betere personele bezetting en een goede sfeer op de werkvloer. Constante bezetting op de werkvloer zorgt voor een verbetering van de kwaliteit van zorg en daarmee voor tevreden klanten of cliënten.

Zou jij graag het verzuim binnen je organisatie willen verlagen? Neem vrijblijvend contact met mij op. Dan plannen we vrijblijvend een kennismakingsgesprek in.

Blog: Pre-mediation juist om escalaties in de samenwerking te voorkomen.

Je hebt een geweldig idee en samen met toekomstige zakenpartner stap je vol enthousiasme het ondernemerschap in. Met gedeelde passie en enthousiasme gaan jullie aan de slag.

Gaandeweg ontdekken jullie dat er scheurtjes ontstaan in de mooie samenwerking. Sommige scheurtjes zijn prima samen op te lossen en andere helaas niet.

Langzaam aan stappelen de ergernissen en de spanningen zich op. De twijfel begint te knagen en de vraag ontstaat of jullie nog wel samen kunnen en willen werken.

Pijnlijk!

Deze situatie had voorkomen kunnen worden.

Hoe?

Door samen aan de voorkant van jullie samenwerking stil te staan bij de verwachtingen, wensen en behoeftes in de samenwerking voorkom je een hoop gedoe in de toekomst.

Afspraken

In een business-samenwerkingscontract liggen we niet alleen de juridische aspecten van jullie samenwerkingen vast. We staan ook stil bij de relationele en zakelijke samenwerking tussen jullie beide!

Wil jij samen met (toekomstige) zakenpartner zonder zorgen bouwen aan jullie onderneming? Neem geheel vrijblijvend contact met mij op.

Blog: Tips om te helpen bij stress!

Tips om te helpen bij stress

Al tijden stijgt het aantal mensen met stressklachten. Ook Corona draagt bij aan het ervaren van stress. Er zijn vele signalen, die kunnen wijzen op stressklachten en uiteindelijk op een burnout!

De belangrijkste stress signalen zijn:

Vermoeidheid, concentratieproblemen, prikkelbaar, slecht slapen en nergens zin in hebben.

Wat kun jij doen om je collega met stressklachten te helpen?

  1. In gesprek

Plan een 1 op 1 gesprek in met je collega. Ga in gesprek vanuit jouw zorg voor de ander. Vertel je collega, dat je de indruk hebt dat het niet goed gaat en geef altijd een voorbeeld.

2. Luisteren en structuur

Mensen, die last hebben van stress hebben vaak moeite met het aanbrengen van structuur in hun werk. Door goed naar je collega te luisteren, samen te vatten help je om structuur aan te brengen en prioriteiten te stellen

3. Werk uithanden

Biedt aan taken of werk tijdelijk over te nemen. De eerste druk kan dan weggehaald worden. Je lost hier niet het probleem mee op! Mensen, die makkelijk te veel hooi op hun vork nemen, zullen dat weer gaan doen.

Ten slotte nodig je collega eens uit om wat vaker te wandelen tijdens de lunch.

Professionele hulp

Als iemand echt overspannen is en een burn-out dreigt , dan zijn bovenstaande tips niet voldoende en is het verstandig om hulp in te schakelen.

Raad je collega aan om hulp te zoeken bij de bedrijfsarts, huisarts of een coach.

Daarnaast is het natuurlijk mogelijk om zelf je leidinggevende op de hoogte te stellen, vooral als de problemen van je collega ten koste gaan van je eigen werk. Hoe lastig ook, maar laat dit wel eerst weten aan je collega. Doe je dat niet, dan voelt de ander zich mogelijk verraden.

Meer informatie? Neem gerust contact met mij om. Ik denk graag met je mee!

Gedicht: Luisteren

Luisteren

Als ik je vraag naar me te luisteren en je begint me adviezen te geven, dan doe je niet wat ik vraag.

Als ik je vraag naar me te luisteren en je begint me te vertellen waarom ik het anders zou moeten voelen, dan trap je op mijn gevoelens.

Als ik je vraag naar me te luisteren en je gaat iets doen om mijn problemen op te lossen, dan snap je me niet, hoe gek dat ook klinkt.

Luister! Het enige wat ik van je vraag, is dat je luistert, niet dat je praat of iets doet. Hoor me, dat is alles… ik kan wel voor mezelf zorgen, want ik ben niet hulpeloos. Misschien ontmoedigd of vertwijfeld, maar niet hulpeloos.

Als jij iets doet wat ik zelf moet doen, versterk je mijn angst en onzekerheid.

Maar als je accepteert dat ik voel wat ik voel, hoe begrijpelijk ook, dan hoef ik je niet te overtuigen.

Pas dan kan ik zelf begrijpen waarom ik me onbegrepen voel. En als ik dat begrijp, dan weet ik ook het antwoord en heb ik je advies niet nodig.

“Ralph Roughton”